Na hora de fazer a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), é preciso utilizar um plano de contas referencial, um instrumento importante para alinhar os dados fornecidos pela empresa ao formato solicitado pela Receita Federal, para minimizar riscos de erros no processo.
Se você tem dúvidas sobre o plano de contas referencial, neste artigo vamos explicar um pouco sobre o processo de entrega, obrigatoriedade e o formato adequado.
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O que é um plano de contas?
Chamado também de Estrutura de Contas ou Elenco de Contas, o plano de contas é o conjunto de todas as contas que existem em uma empresa, que inclui caixa, bancos, estoques, entre outros.
O plano de contas possui um formato definido pelo Governo para ser possível nortear os trabalhos contábeis e também para ser usado como parâmetro para elaboração das demonstrações, como o Demonstrativo do Resultado do Exercício — DRE.
O plano de contas inclui os seguintes itens:
– tabela de atributos contábeis;
– relação padronizada de contas;
– lançamentos típicos, feitos de maneira padronizada.
Lembrando que o plano orienta os registros contábeis e deve incluir todos os fatos de uma organização, para garantir uma base sólida para a escrituração contábil.
Para isso, é preciso que o documento seja elaborado de maneira específica, levando em consideração todas as particularidades de um negócio como, por exemplo, o ramo de atividade, porte da empresa, mercado de atuação, atividades realizadas, etc.
Importância do plano de contas para a empresa
O plano de contas é importante para a sua empresa, pois o documento serve para parametrizar os registros das organização tendo como referência às normas contábeis adequadas.
Somado a isso, o documento contribui para conduzir os registros contábeis, diminuindo a possibilidade de erros e inconformidades na realização dos balanços e também outras demonstrações, permitindo que a empresa se adeque às exigências referentes ao Imposto de Renda.
A elaboração correta do plano de contas também possibilita a entrega de dados mais eficientes para nortear a tomada de decisão pelos gestores da empresa, no que diz respeito às questões contábeis, tributárias e estratégicas.
Sem contar que o documento fundamenta a elaboração do orçamento empresarial, auxiliando na definição de metas orçamentárias e permitindo o acompanhando, todos os meses, dos resultados obtidos e compará-los com as metas definidas.
Quais as diferenças entre planos contábil, gerencial e referencial?
É importante diferenciar os planos contábil, gerencial e referencial. O plano contábil, por exemplo, é bem semelhante para todas as empresas, já que o documento deve atender às mesmas normas de escrituração.
As diferenças estão nas particularidades de cada empresa. O plano gerencial é um formato para a análise pela gestão, elaborado de uma maneira menos complexa, o que facilita o processo decisório. Esse documento tem um viés mais contábil.
Já o plano de contas referencial é uma obrigação das organizações, servindo como base para elaboração do plano contábil. Além disso, o documento faz parte da Escrituração Contábil Fiscal, apresentada pelo SPED.
Como elaborar um plano de contas referencial?
Para elaborar o plano de contas referencial, o primeiro passo é seguir o padrão da Receita Federal. Sendo assim, é necessário baixar a versão mais recente, já que podem ocorrer mudanças de um ano para outro.
O arquivo é baixado em formato CVN — Tabela de Plano Referencial, com extensão “.cve”. As empresas que estão obrigadas a entregar a ECD precisam mapear as suas contas de acordo com o plano de contas referencial.
Para isso, você precisará exportar o PCF do ano anterior para utilizar sua estrutura e, em seguida, copiar os dados do modelo novo.
E não precisa se preocupar, pois, esse processo pode ser feito dentro do próprio Excel ou em qualquer outro programa de planilhas eletrônicas.
Mas saiba que é preciso salvar o arquivo atualizado com a extensão “.csv” e, em seguida, fazer a alteração manual para “.cve”. Feito isso, importe o plano de contas novo para o seu sistema de gestão ERP.
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