Você sabe o que é ECD (Escrituração Contábil Digital)? Se tem conhecimento sobre esse tema, mas ainda tem algumas dúvidas sobre prazos e obrigatoriedades, este artigo é para você.
Isso porque, esse tipo de escrituração é uma das obrigações acessórias das empresas brasileiras, criada para reunir os dados dos livros contábeis.
A Escrituração Contábil Digital foi criada para substituir a entrega dos dados das empresas por meio físico pela versão digital. Vem com a gente e vamos entender um pouco mais sobre esse tema. Confira!
O que é ECD?
A Escrituração Contábil Digital, conhecida também pela sigla ECD, é uma obrigação criada para reunir os dados dos livros contábeis e também para substituir escriturações contábeis em formato de papel para a versão digital.
Lembrando que a ECD foi instituída por meio da Instrução Normativa RFB n°1.420 de 19 de dezembro de 2013, para informar os seguintes livros:
– Livro diário e seus auxiliares;
– Livro razão e seus auxiliares;
– Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
A importância de elaborar a ECD e entregá-la no prazo certo
Esse documento é extremamente importante, pois reúne dados fundamentais sobre o cenário contábil de uma companhia, servindo para orientar a organização e o controle das operações fiscais.
Além disso, a Escrituração Contábil Digital também serve para informar com transparência e legitimidade a situação regular de uma empresa ao fisco, contribuindo também para a redução de custos.
Isso acontece porque esse documento é capaz de digitalizar o processo de apresentação de documentos fiscais ao órgão reguladores.
Quem está obrigado a entregar a ECD?
Agora que você sabe o que é ECD, é importante que entenda quais empresas estão obrigadas a entregar a escrituração.
Segundo o artigo 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, devem entregar a obrigação acessória pelas seguintes pessoas jurídicas:
– Empresas com sistema de tributação é o Lucro Real;
– Empresas com método de tributação é Lucro Presumido;
– Sociedades em conta de participação.
Vale lembrar que algumas sociedades empresariais, como as optantes pelo Simples Nacional, as microempresas e os empreendimentos de pequeno porte não precisam apresentar o ECD.
Os órgãos públicos, com as fundações públicas e autarquias também estão dispensadas da apresentação do documento.
Qual é o prazo de realização da Escrituração Contábil Digital (ECD)
O prazo de entrega da Escrituração Contábil Digital foi estabelecido pela Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, no seu artigo 5º, que define o seguinte:
“A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração”.
Caso a empresa seja extinta, fundida, incorporada ou sofra cisão, o documento deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas até o último dia útil do mês seguinte ao do acontecimento em questão.
Como são transmitidas as declarações?
As informações contábeis que fazem parte da escrituração contábil digital não mais serão transmitidas ao fisco por meio livros físicos, mas via um arquivo digital gerado pela empresa, como mencionamos neste artigo.
Para transmitir as declarações, esse arquivo pode ser gerado por meio de um software próprio, comprado ou até mesmo desenvolvido pela companhia.
O arquivo pode ser criado por meio do preenchimento de todos os dados de forma direta no PGE (Programa Gerador de Escrituração), um software disponibilizado pelo fisco, utilizado também para fazer a validação dos arquivos gerados pelas empresas.
Lembrando que nesse processo de validação das informações serão apontados todas as não conformidades encontradas na estruturação do arquivo, tendo como referência as regras disponíveis no manual de leiaute.
Após corrigir esses erros, o contribuinte pode assinar digitalmente e enviar.
É importante que você não esqueça que a Escrituração Contábil Digital deve ser assinada por, no mínimo um contador, que pode ser e-PF ou e-CPF, além de um responsável pela assinatura (e-PJ ou e-CNPJ) por meio de certificados digitais A1 ou A3.
Todo o procedimento é feito no próprio PGE e, ao término do trâmite, o contribuinte pode baixar o recibo de transmissão.
Esse trâmite serve como autenticação dos livros contábeis e ainda dispensa sua impressão e registro em junta comercial. Mas não saiba que ainda é obrigatório que a empresa armazene o arquivo digital assinado e transmitido por todo o prazo prescricional.
Isso porque, os erros apontados durante a transmissão podem precisar de um tempo maior para serem corrigidos. Dessa forma, a regra é proteger sua empresa de multas e entregar o documento antes do prazo.
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