A admissão de um colaborador dá início a uma série de outras atividades que impactam no trabalho das equipes de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, responsáveis por esse processo.
O que é admissão?
A admissão de colaboradores é a soma de várias etapas fundamentais para as empresas, que formalizam a contratação de novos funcionários.
Dominar este processo é fundamental para que as empresas se mantenham competitivas e mais próximas de atingirem seus objetivos.
É um processo que engloba uma série de procedimentos burocráticos para estabelecer a relação empregatícia e autorizar a prestação de serviço da pessoa contratada para a organização. Neste artigo, falaremos dos 7 procedimentos principais.
1. Recrutamento e seleção
O recrutamento e seleção é o início de todo o processo de captação de novos profissionais para a empresa. Tal trabalho deve ser muito bem planejado e estruturado.
O ponto de partida é uma boa descrição da vaga, feita de forma clara e objetiva. Assim, evita-se que profissionais com um perfil longe do adequado se candidatem, e minimiza o tempo gasto no processo.
2. Aprovação
O processo seletivo é um acontecimento que gera ansiedade e expectativas em qualquer candidato. Por esse motivo, o responsável pela seletiva não pode negligenciar informações, até mesmo por respeito às pessoas e para resguardar o nome da empresa.
O candidato deve receber o sim ou não para a sua desenvoltura no processo seletivo.
Lembrando que se algum prejuízo for causado ao candidato, devido à ausência de resposta, a organização pode ser responsabilizada por danos morais ou materiais.
É fundamental que a equipe responsável pelo processo também dê o feedback para os candidatos que não foram aprovados. Isso mostra que a empresa respeita todas as pessoas que se candidataram, e é importante para manter a boa reputação da sua marca.
Em seguida da aprovação, o RH deve informar sobre salário e os benefícios que o funcionário vai receber e orientar a providência e entrega dos documentos (dica: fazer um checklist para não esquecer nenhum! Falaremos dessa importância a seguir) que o departamento necessita.
3. Verificação de documentos
Para solicitar e fazer o gerenciamento correto dos documentos, é indicado que o responsável pelo RH entregue ao novo colaborador um checklist. Essa iniciativa é importante para que não faltem documentos e não sejam solicitados outros proibidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Após a entrega, é importante conferir se realmente todos estão presentes para que os registros possam ocorrer da forma devida.
Há documentos que devem ser enviados pelos novos funcionários, de acordo com a instrução da equipe de RH, em até 48 horas úteis, para que o processo de admissão possa seguir sem problemas.
4. Registros e regulamentação pela empresa
Depois da entrega dos documentos, inicia-se a fase de registros do funcionário. Eles são importantes para garantir os direitos e para que a empresa cumpra as suas práticas legais.
Os registros referentes à admissão são feitos na CTPS Digital. Nela deve constar o dia da admissão, a jornada de trabalho etc. Essas informações são enviadas ao Ministério do Trabalho, para que sejam realizados outros registros, e à Caixa Econômica Federal, assim é cadastrado o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
5. Preparação de infraestrutura da empresa
Após o novo funcionário ser legalmente vinculado à empresa, é importante ajustar o local em que ele vai exercer as suas funções.
É interessante que a empresa dê suporte no que se refere à infraestrutura laboral. Deve ser um local acessível para que ele possa realizar suas atividades com tranquilidade e qualidade de vida.
Além da infraestrutura citada, o funcionário vai necessitar de outros suportes que podem ser dados pelo setor de TI, como a criação de uma senha pessoal, e-mail corporativo, ferramentas utilizadas no dia a dia, sistema de ponto etc.
6. Integração do novo funcionário (onboarding)
Quando um novo funcionário chega na empresa, é fundamental que seja criado um plano de ação para alguns dias de adaptação.
A integração pode ser realizada pelo gerente ou outra pessoa que ele designar.
Essa pessoa pode — e deve — apoiar esse novo colaborador da seguinte forma:
- apresentando-os às equipes;
- mostrando as dependências do escritório;
- mostrando as ferramentas de trabalho;
- elaborando um plano de ação para os primeiros dias;
- comunicando sobre as principais regras e políticas da organização.
7. Treinamento
Depois de ser admitido, é importante que a empresa proporcione ao novo colaborador um período de treinamento.
Ainda que o funcionário contratado tenha experiência com a forma de trabalho, é preciso apresentar as ferramentas e os processos internos da empresa.
O novo colaborador deve aprender todos os métodos e resultados esperados para que as expectativas sejam alinhadas. Assim, a empresa sabe o que esperar do funcionário, enquanto ele saberá como realizar todas as atividades.
Oferecer essas práticas é uma maneira de desenvolver o funcionário para a entrega de resultados satisfatórios.
Durante o treinamento, ele aprende estratégias para diminuir a chance de erros e, assim, ter mais agilidade e produtividade em suas rotinas.
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