ESTÁ SEM TEMPO? BAIXE AQUI O ARTIGO PARA LER DEPOIS
A elaboração da folha de pagamento pode até parecer simples, mas exige muita atenção para que não fiquem de fora dela pagamentos feitos aos trabalhadores, inclusive autônomos.
Com o eSocial algumas regras mudaram e a ausência de informação sobre isto tem gerado muitas infrações por parte das empresas que não elaboram da maneira correta a folha de pagamento.
Nesse artigo, vamos destacar desde algumas jurisprudências sobre este assunto até a provável substituição da forma atual da folha pelo eSocial. Mas antes disto tudo é relevante entender um pouco sobre como é a legislação da folha de pagamento, ressaltando que é necessário registrar também as rubricas correspondentes a cada despesa informada.
Inclusive, dos autônomos que prestam serviços à empresa e que agora já possuem rubricas próprias para identificação da despesa paga a eles.
Legislação da Folha de Pagamento
Quem regulamenta esse livro fiscal que é a folha de pagamento numa empresa? De onde surge este livro tão importante para a contabilidade de uma organização empresarial?
Todo esse livro fiscal é feito por uma norma previdenciária, que é a lei de custeio da Previdência Social, por meio da lei nº 8.212.
Essa norma determina que seja obrigação da empresa elaborar a folha de acordo com as regras e padrões estabelecidos com o órgão da Seguridade Social competente para isto. Ou seja, a Receita Federal do Brasil.
Na folha de pagamento deve conter todos os segurados que receberam salário da empresa. Ela precisa, legalmente, ser feita todos os meses, de forma coletiva e deve ainda discriminar o nome dos segurados, seus cargos e funções ou, então, o serviço prestado.
Na elaboração da folha é preciso agrupar os funcionários por categorias: empregado, contribuinte individual (autônomo) e trabalhador avulso.
É bom ressaltar que os autônomos já passaram a constar da folha de pagamento, inclusive com rubrica própria. Aliás, para entender melhor como elaborar a folha com a tabela de rubricas acesse nosso blog e fique por dentro das novidades.
As normas da legislação também determinam que seja relatado, durante a elaboração do livro fiscal, todo pagamento de auxílio alimentação, diárias e demais parcelas integrantes e não-integrantes da remuneração. Todos estes pagamentos precisam ser destacados.
Apenas não irão constar da folha de pagamento as despesas que não são individualizadas ao trabalhador, como transporte coletivo ou restaurantes coletivos nas dependências da empresa.
Ou também as despesas que não sejam parcelas destinadas ao trabalhador, como, por exemplo, o trabalhador usa o cartão corporativo da empresa e em nome da empresa, enquanto preposto dela, utiliza este cartão para pagar uma despesa da própria empresa.
Teve alguma parcela destinada ao trabalhador? Não. O trabalhador apenas utilizou uma despesa da própria empresa, pago com um cartão, para quitar essa despesa. Não houve uma parcela destinada para o trabalhador.
Folha de Pagamento – Jurisprudência Administrativa
Muitas são as empresas que são autuadas pela Receita Federal por elaborarem a folha de pagamento em desconformidade com as normas da legislação.
Ao fazerem isso, essas empresas cometem infrações e acabam sendo punidas pela Receita Federal, o que aconteceu em várias ocasiões entre os anos de 2015 e 2017.
Neste período, algumas jurisprudências administrativas foram registradas por conta das empresas não terem elaborado o livro fiscal de acordo com as normas vigentes.
E é importante prestar atenção neste diferencial: a empresa não é autuada por ter deixado de pagar tributos. A infração cometida é porque a empresa não elaborou a folha ou o livro fiscal da maneira correta e transparente.
Por exemplo, o pagamento de bolsa de estudo aos funcionários. A empresa pagava diretamente para a faculdade e não lançava esse valor na folha de pagamento.
Somente por isso já coube autuação. Ou seja, não importa se o pagamento da bolsa de estudos era tributável ou não. O valor não foi incluído na folha e isto foi o erro que gerou a infração.
Outro exemplo é o pagamento de reembolso aos funcionários. Várias empresas não incluem esse valor ao elaborar a folha de pagamento por defenderem que não são valores tributáveis e, por isso, as rubricas correspondentes não estão lançadas no livro fiscal.
Mas a Receita Federal não entende desta forma e já há jurisprudência administrativa na qual a decisão pune as empresas que deixaram de lançar o pagamento deste reembolso na folha.
Isso porque, a Receita Federal entende que o reembolso pago ao funcionário é a título de serviços prestados e por conta disso, deve constar da folha de pagamento.
Portanto, é preciso entender que o objetivo da folha de pagamento é ter discriminado de modo oficial todos os valores que foram destinados ao trabalhador.
Dessa forma, a empresa cumpre seu papel de obedecer às normas da legislação tributária e também auxilia o trabalho da fiscalização na administração do custeio da Previdência Social.
Folha de Pagamento – Efeito Jurídico e Substituição da Forma Atual
Atualmente, a folha de pagamento é prestada nos moldes que a Receita Federal determina. Ela fica na empresa e quando a fiscalização requer, a empresa utiliza os arquivos digitais no formato Manad – Manual de Arquivos Digitais – para informar todos os dados.
Mas com a chegada do eSocial isto mudou! Para que o eSocial deixe de ser uma grande escrituração fiscal e consiga ser, de fato, a folha de pagamento atual substituindo todas as demais declarações que existem é preciso que cada órgão atribua valor jurídico a esta escrituração fiscal por meio de atos normativos.
Visando isto, a Receita Federal fez uma alteração na instrução normativa IN 971 concedendo valor jurídico para algumas obrigações acessórias.
Toda parcela paga ao empregado, todo custo empresarial precisam constar da folha de pagamento seja do funcionário ou do contribuinte individual.
Este assunto, além de extenso, é muito importante para quem atua ou se prepara para começar a entender melhor sobre a folha de pagamento e sua legislação.
Para continuar entendendo sobre este assunto basta acessar nosso link e dar sequência a este tema tão vasto de informações.
Continue também aqui, acessando nosso blog, e acompanhando todas as nossas publicações sobre este e outros assuntos de interesse dos profissionais de Departamento Pessoal, Recursos Humanos e Contabilistas.
