eSocial: Dez Dicas para Implantação nas Empresas Contábeis
“Quem semeia mais, colhe mais abundantemente.”
(Taniguchi)
O eSocial é a
nova obrigação acessória que todas as
empresas e órgãos públicos terão que cumprir para gerar informações à
Receita Federal, Previdência Social, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica
Federal sobre todas as relações onerosas de trabalho. Faz parte do SPED –
Sistema Público de Escrituração Digital. O eSocial já é considerado o maior dos
SPEDs, por abranger a totalidade de empresas e gerar informações de todos os
trabalhadores com vínculo de trabalho formal no país.
nova obrigação acessória que todas as
empresas e órgãos públicos terão que cumprir para gerar informações à
Receita Federal, Previdência Social, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica
Federal sobre todas as relações onerosas de trabalho. Faz parte do SPED –
Sistema Público de Escrituração Digital. O eSocial já é considerado o maior dos
SPEDs, por abranger a totalidade de empresas e gerar informações de todos os
trabalhadores com vínculo de trabalho formal no país.
Através do
Decreto 8.373/14 foi instituído oficialmente o eSocial e já em 2015 será aberto
o ambiente de testes para envio de arquivos.
Decreto 8.373/14 foi instituído oficialmente o eSocial e já em 2015 será aberto
o ambiente de testes para envio de arquivos.
O eSocial terá
como objetivos: maior transparência fiscal para os entes participantes,
garantia de direitos aos trabalhadores e uma futura simplificação de processos
para os empregadores, já que o eSocial pretende substituir as declarações GFIP,
RAIS, CAGED e DIRF.
como objetivos: maior transparência fiscal para os entes participantes,
garantia de direitos aos trabalhadores e uma futura simplificação de processos
para os empregadores, já que o eSocial pretende substituir as declarações GFIP,
RAIS, CAGED e DIRF.
Mas será que
as empresas contábeis – que atendem a maioria dos pequenos negócios no Brasil –
estão preparadas para vencer este desafio? Tempo há, porém algumas ações
precisam ser iniciadas, para o êxito no atendimento da nova obrigação.
as empresas contábeis – que atendem a maioria dos pequenos negócios no Brasil –
estão preparadas para vencer este desafio? Tempo há, porém algumas ações
precisam ser iniciadas, para o êxito no atendimento da nova obrigação.
Leia a seguir
dez dicas com providências imediatas a serem tomadas para que as empresas
contábeis tenham êxito na implantação do eSocial junto aos seus clientes.
dez dicas com providências imediatas a serem tomadas para que as empresas
contábeis tenham êxito na implantação do eSocial junto aos seus clientes.
1) Comunicar às empresas: os
pequenos empregadores geralmente estão mais focados em seus negócios e não
acompanham a legislação em detalhes. A empresa contábil pode promover uma palestra
ou visitar cada um dos clientes para informar sobre a chegada do eSocial.
Depois tal comunicação deverá ser formal – por escrito, para definir prazos e
regras para o cumprimento das novas obrigações. No portal do eSocial há uma
apresentação-padrão disponibilizada pelo Comitê Gestor que poderá ser
utilizada.
pequenos empregadores geralmente estão mais focados em seus negócios e não
acompanham a legislação em detalhes. A empresa contábil pode promover uma palestra
ou visitar cada um dos clientes para informar sobre a chegada do eSocial.
Depois tal comunicação deverá ser formal – por escrito, para definir prazos e
regras para o cumprimento das novas obrigações. No portal do eSocial há uma
apresentação-padrão disponibilizada pelo Comitê Gestor que poderá ser
utilizada.
2) Mudar paradigmas e procedimentos:
talvez a parte mais difícil. Deixe claro aos empregadores que a legislação
trabalhista, fiscal e previdenciária deverá ser cumprida à risca. Haverá
cruzamento de informações, as admissões deverão ser enviadas antes do início no
trabalho, o pagamento das férias deve ser feito dois dias antes (já que será
informado no eSocial) e as Rescisões Contratuais serão informadas no mesmo
prazo do pagamento. Crie um lista com os prazos que s documentos precisam
chegar na empresa contábil para o cumprimento das obrigações.
talvez a parte mais difícil. Deixe claro aos empregadores que a legislação
trabalhista, fiscal e previdenciária deverá ser cumprida à risca. Haverá
cruzamento de informações, as admissões deverão ser enviadas antes do início no
trabalho, o pagamento das férias deve ser feito dois dias antes (já que será
informado no eSocial) e as Rescisões Contratuais serão informadas no mesmo
prazo do pagamento. Crie um lista com os prazos que s documentos precisam
chegar na empresa contábil para o cumprimento das obrigações.
3) Atualizar exames médicos e laudos de Medicina
e Segurança do Trabalho: Faça um levantamento das datas dos exames
médicos periódicos e também levante as datas da atualização dos laudos de
medicina e segurança do trabalho em todas as empresas. Tais informações serão
solicitadas no eSocial e o PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário –
passará a ser eletrônico com a entrada do eSocial em vigor, o que exigirá que
todas as atividades sejam descritas – mesmo para as atividades não expostas a
agentes nocivos.
e Segurança do Trabalho: Faça um levantamento das datas dos exames
médicos periódicos e também levante as datas da atualização dos laudos de
medicina e segurança do trabalho em todas as empresas. Tais informações serão
solicitadas no eSocial e o PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário –
passará a ser eletrônico com a entrada do eSocial em vigor, o que exigirá que
todas as atividades sejam descritas – mesmo para as atividades não expostas a
agentes nocivos.
4) Rever contratos de Estagiários:
O cumprimento da Lei do Estagio – Lei 11.788/08 – será cobrado através do
eSocial. O exame médico é exigido pela legislação, bem como a designação de um supervisor
com formação ou experiência profissional na área do estágio. Tal supervisor
será identificado no eSocial com nome e CPF. Caso não atenda a legislação, o
estágio poderá ser considerado como vínculo empregatício. Reveja os contratos
de estágio nas empresas clientes e corrija o que não estiver de acordo com a
lei 11.788/08. No site do Ministério do Trabalho há o Manual de Aprendizagem,
disponível para download.
O cumprimento da Lei do Estagio – Lei 11.788/08 – será cobrado através do
eSocial. O exame médico é exigido pela legislação, bem como a designação de um supervisor
com formação ou experiência profissional na área do estágio. Tal supervisor
será identificado no eSocial com nome e CPF. Caso não atenda a legislação, o
estágio poderá ser considerado como vínculo empregatício. Reveja os contratos
de estágio nas empresas clientes e corrija o que não estiver de acordo com a
lei 11.788/08. No site do Ministério do Trabalho há o Manual de Aprendizagem,
disponível para download.
5) Analisar a Tributação: Todos os
proventos e descontos serão informados no eSocial, havendo o envio da Tabela de
Rubricas já no Cadastro Inicial e uma “cópia” da folha de pagamento
mensalmente, onde Governo e Trabalhadores terão acesso a todos os dados. A
Tabela de rubricas informará aos entes participantes a tributação de todos os
proventos. Reveja se as tributações dos proventos pagos pelas empresas estão de
acordo com a legislação vigente.
proventos e descontos serão informados no eSocial, havendo o envio da Tabela de
Rubricas já no Cadastro Inicial e uma “cópia” da folha de pagamento
mensalmente, onde Governo e Trabalhadores terão acesso a todos os dados. A
Tabela de rubricas informará aos entes participantes a tributação de todos os
proventos. Reveja se as tributações dos proventos pagos pelas empresas estão de
acordo com a legislação vigente.
6) Fazer a Qualificação Cadastral:
Será necessário fazer a Qualificação Cadastral de todos os trabalhadores, que é
o batimento do “Nome X Data de Nascimento X CPF X NIS (PIS/PASEP/NIT)”. Aguarde
a divulgação do aplicativo e assim que estiver disponível, faça a qualificação
dos trabalhadores, inclusive dos estagiários e empregados afastados. Posteriormente,
sempre que houver uma admissão a qualificação deverá ser realizada antes do
envio, para evitar bloqueios dos cadastros.
Será necessário fazer a Qualificação Cadastral de todos os trabalhadores, que é
o batimento do “Nome X Data de Nascimento X CPF X NIS (PIS/PASEP/NIT)”. Aguarde
a divulgação do aplicativo e assim que estiver disponível, faça a qualificação
dos trabalhadores, inclusive dos estagiários e empregados afastados. Posteriormente,
sempre que houver uma admissão a qualificação deverá ser realizada antes do
envio, para evitar bloqueios dos cadastros.
7) Identificar as atividades da empresa:
Reveja todas as atividades das empresas. A melhor forma é ligar para empresa e
perguntar quais atividades ela desenvolve. Tal procedimento é necessário para
conferir os contratos sociais, alvarás e cadastro no CNPJ, além de informar
corretamente a Classificação Tributária da empresa no eSocial.
Reveja todas as atividades das empresas. A melhor forma é ligar para empresa e
perguntar quais atividades ela desenvolve. Tal procedimento é necessário para
conferir os contratos sociais, alvarás e cadastro no CNPJ, além de informar
corretamente a Classificação Tributária da empresa no eSocial.
8) Promover treinamento e capacitação:
Capacite os empregados do Setor de Pessoal. Se na empresa cliente houver algum
colaborador que possa fazer o contato com a empresa contábil, recomendamos
também a capacitação do colaborador. No portal do eSocial há um arquivo de
“Perguntas Frequentes” com várias perguntas respondidas pelo Comitê Gestor do
eSocial e recomendo o download. Mas não é só para conhecer o eSocial A
capacitação contínua nas áreas trabalhista e previdenciária serão necessárias,
já que o eSocial abrangerá todas as informações de tais áreas.
Capacite os empregados do Setor de Pessoal. Se na empresa cliente houver algum
colaborador que possa fazer o contato com a empresa contábil, recomendamos
também a capacitação do colaborador. No portal do eSocial há um arquivo de
“Perguntas Frequentes” com várias perguntas respondidas pelo Comitê Gestor do
eSocial e recomendo o download. Mas não é só para conhecer o eSocial A
capacitação contínua nas áreas trabalhista e previdenciária serão necessárias,
já que o eSocial abrangerá todas as informações de tais áreas.
9) Criar equipe “eSocial” e Plano de Ação:
Designe um líder do eSocial e uma equipe multidisciplinar para estudar a
implantação do eSocial. O líder deve ter um conhecimento aprofundado sobre a
legislação trabalhista, previdenciária e sobre o eSocial. O plano de ação pode
ser o conhecido como “5W2H” (Quem faz, quando faz, como faz, porque faz, quanto
custa etc), gerando um documento para cada um dos arquivos/eventos do eSocial.
Designe um líder do eSocial e uma equipe multidisciplinar para estudar a
implantação do eSocial. O líder deve ter um conhecimento aprofundado sobre a
legislação trabalhista, previdenciária e sobre o eSocial. O plano de ação pode
ser o conhecido como “5W2H” (Quem faz, quando faz, como faz, porque faz, quanto
custa etc), gerando um documento para cada um dos arquivos/eventos do eSocial.
10) Comunicar sobre Multas e Penalidades:
Envie uma lista das penalidades já existentes na legislação trabalhista e
previdenciária em caso de descumprimento das obrigações por parte do
empregador. Lembre também que segundo o Regulamento do FGTS (Decreto
99.684/90), o empregador que deixar de pagar o FGTS não poderá pagar pro-labore
e em caso de mora de mais de três meses também poderá perder os incentivos
fiscais, como a continuação na tributação do Simples Nacional.
Envie uma lista das penalidades já existentes na legislação trabalhista e
previdenciária em caso de descumprimento das obrigações por parte do
empregador. Lembre também que segundo o Regulamento do FGTS (Decreto
99.684/90), o empregador que deixar de pagar o FGTS não poderá pagar pro-labore
e em caso de mora de mais de três meses também poderá perder os incentivos
fiscais, como a continuação na tributação do Simples Nacional.
Todos os
sistemas que gerarem dados para o eSocial precisão ser adaptados, porém as
dicas expostas não necessitam de novos programas e tão somente de ação
imediata. Há bastante trabalho a fazer enquanto não chega a obrigação final. E
aí, vai ficar esperando? Mãos à obra!
sistemas que gerarem dados para o eSocial precisão ser adaptados, porém as
dicas expostas não necessitam de novos programas e tão somente de ação
imediata. Há bastante trabalho a fazer enquanto não chega a obrigação final. E
aí, vai ficar esperando? Mãos à obra!
Boa sorte e
fique com Deus!
fique com Deus!
Zenaide Carvalho
Administradora e Contadora
www.zenaidecarvalho.com.br
Escrito em 25/12/2014, pode ser livremente reproduzido
desde que citadas autora e fonte.
desde que citadas autora e fonte.
