eSocial: 7 tarefas que o seu sistema poderá ajudar na execução

Artigo de Zenaide Carvalho (*)

“Todos os acontecimentos são ótimas oportunidades para a evolução.” (Taniguchi)

Muitos profissionais da área de departamento pessoal – o setor mais afetado com a entrada em vigor do eSocial – estão preocupados com ele, que é o novo “repositório de arquivos” onde o empregador deve enviar informações de seus empregados e prestadores de serviço pessoas físicas a partir de 2018. E com toda razão.

O eSocial – instituído pelo Decreto 8.373/14 – é complexo, volumoso e fiscalizador. Todos os sistemas de gestão de pessoal do Brasil precisarão ser adaptados para gerar os arquivos de envio ao repositório nacional do governo federal, conforme as regras já publicadas no portal www.esocial.gov.br.

Mas não basta simplesmente confiar no seu sistema, já que os dados devem ser enviados com qualidade, ou seja, dentro dos prazos previstos e ainda, em conformidade com a legislação trabalhista, fiscal e previdenciária vigentes. Se o leitor achar que o eSocial será somente uma adaptação de sistema, está bastante enganado.

Os órgãos fiscalizadores – Receita Federal do Brasil e Ministério do Trabalho – receberão as informações de maneira tão detalhada que a fiscalização eletrônica será amplamente utilizada, tanto para garantir os direitos trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores, quanto para autuar empregadores que não cumprem a legislação vigente.

O eSocial terá o visual do seu sistema, já que não existe um “programa” eSocial. E nesta árdua batalha para entender as mais de 40 (quarenta) microdeclarações do eSocial, o seu sistema de gestão de pessoal pode ser um grande aliado, alertando o usuário para algumas situações. Veja como a seguir:

1) Testes no eSocial

A fase de testes já começou e mesmo depois que o eSocial entrar em vigor, a previsão é de que possam continuar a ser feitos os testes no chamado “ambiente de produção restrita”. Fazer testes significa enviar os eventos do eSocial mas sem validade jurídica. Alguns cruzamentos de dados serão feitos e você poderá então verificar o que o eSocial irá bloquear, tornar inconsistente etc. Verifique com o suporte do seu sistema quando você poderá começar a fazer os testes, se ainda não começou. Certamente deverá haver um treinamento para uso do seu sistema com testes.

2) Robô Auditor

Todo sistema pode ter um “robô” – e vários já têm – para verificar campos não preenchidos nos cadastros do empregador, tabelas e prestadores de serviço. Com esse registro, fica mais fácil ir em busca das informações faltantes.

3) Alertas sobre ASO

Segundo a Norma Regulamentadora 7 do Ministério do Trabalho, há prazos definidos para que os empregados façam os exames médicos e obtenham o ASO – Atestado de Saúde Ocupacional. Um bom sistema pode alertar para os vencimentos, com alguma antecedência. Em alguns casos, quando o empregado mudar de ambiente de trabalho, com mudança de riscos ocupacionais, o sistema poderá alertar sobre a necessidade de fazer, antes da mudança, o exame médico devido.

4) Mudança de Atividade Preponderante e RAT

Segundo o artigo 72 da IN RFB 971/09, um estabelecimento terá como atividade preponderante aquela que reunir o maior número de empregados atuando na atividade-fim. Considerando que alguns estabelecimentos desenvolvem mais de uma atividade, o sistema pode alertar mensalmente – comparando CNAE com CBOs – qual a atividade preponderante naquele mês, orientando para que a mudança seja enviada ao eSocial e também no cálculo da contribuição patronal previdenciária.

5) Alerta sobre Tributação em Folha de Pagamento

A folha de pagamento será gerada no eSocial e a remuneração dos trabalhadores pode sofrer tributação para fins previdenciários, imposto de renda retido na fonte e FGTS. Embora seja exclusivamente de responsabilidade do empregador informar corretamente as tributações através da Tabela de Rubricas e posteriormente validando as informações na folha de pagamento, o seu sistema pode ajudar aqui também. Pela Tabela 3 – Tabela de Natureza de Rubricas – o seu sistema pode entregar a Tabela de Rubricas preenchida, conforme a legislação vigente. E o empregador só precisa confirmar ou alterar o que não for de seu entendimento sobre a tributação.

6) Prazos para envio dos eventos

Diversos eventos do eSocial têm prazos para envio. Seu sistema pode enviar alertas para você não perder os prazos envio. Aqui, teremos prazos para envio de admissões, desligamentos, ASO, CAT, atestados médicos (afastamentos). Quem não gostaria de, ao ligar o computador, receber um alerta do tipo “Bom dia, João! Hoje é o décimo sexto dia e como você registrou atestados médicos de mais de 15 dias no sistema, no lapso de tempo de 60 dias, terá que enviar ainda hoje a informação ao eSocial, sobre os atestados ainda não enviados. Vamos executar esta rotina agora?”

7) Simplificar um pouco mais

Tenho testado alguns sistemas e vejo algumas complexidades desnecessárias. É importante que o usuário saiba exatamente quais informações/campos constam em cada evento. A experiência do usuário deve ser levada em conta na hora do desenvolvimento. Onde são registrados os eventos do eSocial, independentemente de qual tela esteja no seu sistema? Onde será arquivado o arquivo de retorno, seja o protocolo ou recibo do envio de eventos? Estas e outras informações devem ser de fácil acesso no seu sistema. Ainda não é? Solicite esclarecimentos ao desenvolvedor e faça sugestões. O eSocial ainda é muito novo, o que permite constantes adaptações.
Assim, se o governo federal criou uma declaração acessória onde o que é único é o repositório de dados, seu sistema deverá facilitar sua vida para que você realmente dedique tempo ao que importa: manter-se atualizado com as múltiplas legislações que serão exigidas nos diversos eventos do eSocial.

Aqui no Blog da Zê há diversos materiais e treinamentos gratuitos sobre o eSocial, ou se você é aluno do Curso Online de Formação de Especialista em eSocial, terá acesso aos diversos outros materiais disponibilizados na área VIP de Membros.

Abraços, fique com Deus e até breve!

Zenaide Carvalho
(*) Autora do livro “eSocial nas Empresas e Escritórios Contábeis – Guia Prático para Implantação”, desenvolvedora do treinamento online “Formação de Especialista em eSocial” e uma entusiasta do lema “Estudar para crescer”.
Escrito em 02/12/2017, podendo ser reproduzido desde que citados autora e fonte: www.zenaide.com.br.