eSocial: Como está o cronograma de implantação na sua empresa?

“Todos os acontecimentos são ótimas oportunidades para a evolução.”

Taniguchi

Através da Resolução 02/2016 do Comitê Diretivo do eSocial o governo adiou mais uma vez o início do eSocial, uma super-hiper-mega declaração acessória onde o empregador exporá em 45 tipos de microdeclarações suas obrigações fiscais trabalhistas e previdenciárias das suas relações de trabalho com empregados e trabalhadores em geral.
E ele não virá sozinho: a EFD-REINF, o SERO e a DCTFWEB – obrigações acessórias exclusivas para a RFB – Receita Federal do Brasil – entram em vigor ao mesmo tempo. Sobre estas novas “siglas” escreverei em outro post.
 
NOVOS PRAZOS PARA O ESOCIAL
Desta vez o adiamento foi para janeiro de 2018 para as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016 e julho de 2018 para todos os demais empregadores, incluindo órgãos públicos e segurado especial.
 
ENTES PARTICIPANTES
Participam diretamente do projeto como entidades controladoras a RFB, o Ministério do Trabalho e Previdência Social, o INSS – Instituto Nacional de Seguridade Social e a Caixa Econômica Federal, esta última por ser gestora do FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
 
TAMANHO DO ESOCIAL E OBJETIVOS
O eSocial é grande. É volumoso. São 45 tipos diferentes de arquivos. Com envios diários de algumas obrigações. As admissões terão que ser enviadas antes mesmo de acontecer. Como a sua empresa está se preparando para cumprir esta nova obrigação?
As informações nele constantes têm como objetivo assegurar o cumprimento dos direitos e obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Direitos dos trabalhadores. Cumprimento de obrigações que beneficiarão o governo a fiscalizar e a arrecadar mais. Ah, sim. Para o empregador o governo acena com a simplificação de processos, já que algumas declarações acessórias hoje existentes – GFIP, CAGED, RAIS, DIRF – serão eliminadas.  Só que trocamos algumas declarações mensais e anuais por outras. Um dia irá simplificar sim. Porém não agora. Agora é hora de entender e se preparar para cumprir a obrigação de implantação do eSocial. Talvez uns 5 anos depois do início haja simplificação de processos para os empregadores.

COMO ESTÁ O CRONOGRAMA DA SUA EMPRESA?
Se o governo adiou é porque fez o seu CRONOGRAMA e certamente – pelo tempo estimado – projetou que não teria condições de entregar tudo o que precisa para os empregadores cumprirem a obrigação.
E agora eu pergunto para você: você já fez o SEU cronograma? Será que o tempo é suficiente para cumprir a obrigação lá em 2018?
 

Um cronograma é uma “linha do tempo”, onde você estima o tempo que deverá gastar para finalizar determinado projeto ou cumprir determinada tarefa.

 
Para o eSocial, temos a data final para a grande maioria das empresas: julho/2018.
No dia 1º de julho de 2018 – preferencialmente – deve-se enviar as informações do cadastro do empregador, a tabela de estabelecimentos, tabela de cargos, de horários, de rubricas (proventos e descontos) e outras, além do cadastro atualizado de todos os trabalhadores, incluindo aqui também os estagiários.
Se no dia 02 de julho de 2018 já houver uma admissão de empregado, também no dia 01/07/2018 é necessário enviar os dados para a admissão deste trabalhador.
 
Parece distante, porém, você já parou para pensar que temos dois períodos de final de ano (final de 2016 e final de 2017), quando as atividades no departamento pessoal – setor mais demandado, com mais de 80% das obrigações do eSocial – aumentam pelo volume de folhas de décimo terceiro salário, férias.
Janeiro e fevereiro também são meses “perdidos” para qualquer cronograma extra, considerando as obrigações acessórias anuais como RAIS e DIRF. E ainda em março o DP é demandado para auxiliar nas Declarações de Imposto de Renda.
E lá se foram seis meses praticamente sem poder mexer em qualquer cronograma para a implantação do eSocial.
Sem contar que mensalmente – entre os dias 25 de um mês e o dia 07 do mês seguinte – os profissionais do DP estão envolvidos com o desenvolvimento da folha de pagamento e geração de obrigações acessórias e emissão de guias de recolhimento.
Quanto tempo resta para corrigir tudo e evitar problemas lá em 2018?
Se na sua empresa há 100% de cumprimento da legislação vigente, dará tempo. Porém, se a empresa precisa ainda começar a cumprir a legislação vigente – mudando a cultura do “jeitinho brasileiro” na área trabalhista e previdenciária, o tempo é curto.
 
O QUE PRECISA SER MUDADO?
Farei algumas perguntas a seguir. Se você responder SIM a pelo menos três destas perguntas, o seu tempo é curto. Estas práticas precisam ser mudadas, pois seu cumprimento correto será exigido através de alguma das 45 microdeclarações a serem enviadas ao eSocial.
E mudar leva tempo, pois é cultural. É quebra de paradigmas. O que as empresas estavam acostumadas a fazer ANTES do eSocial (ou seja, hoje), não deverão mais fazer quando o eSocial entrar em vigor. E isso demora. Vamos lá:

1. Ainda há admissões retroativas na sua empresa?
2. Há desligamento retroativo?
3. Há pagamento de rescisão contratual fora do prazo?
4. Há pagamento de férias retroativo?
5. Há empregada que emenda licença-maternidade com férias, sem fazer o exame médico de retorno?
6. Há estagiário que não faz exame médico admissional?
7. Há supervisor de estágio de nível superior que não é formado no curso do estagiário?
8. O fechamento do ponto para pagamento de horas extras, comissões, descontos de faltas etc ocorre antes do dia 31 do mês?
9. A empresa está com os laudos de medicina do trabalho atrasados?
10. Há tributação irregular, como ajudas de custo sem tributação, por exemplo?
11. Há pagamento de diárias fora da folha de pagamento?
12. Há cargos com CBO incompatível – por exemplo, cujo grau de instrução na CBO requer nível superior e o empregado não tem nível superior?

 
Como eu perguntei, se há pelo menos três respostas SIM, tem que mudar.
E como saber o que mudar? Lendo toda a documentação técnica do eSocial e legislação publicada – algo hoje em torno de 500 páginas – pelo menos umas cinco vezes, para identificar os problemas que existem e que precisam ser corrigidos em função do que será enviado ao governo. E também, claro, fazendo CAPACITAÇÃO da equipe envolvida, através de treinamentos já disponíveis no mercado, como por exemplo, o Curso Online Como Implantar o eSocial, que conta com mais de 150 aulas e dá acesso por um ano, para ver e rever as aulas quantas vezes precisar e ainda contar com o suporte tira-dúvidas.
 
AS 3 MACRO ETAPAS PARA IMPLANTAÇÃO DO ESOCIAL
Para o eSocial não basta enviar os dados e são muitos. Tem que enviar corretamente, para o empregador não sofrer sanções como autuações, fiscalizações retroativas aos últimos cinco anos – que já inclui hoje, 2016 – e bloqueio da CND – Certidão Negativa de Débitos.
Comece a preparar seu cronograma para implantação do eSocial imediatamente. Identifiquei 3 macro etapas:
1ª Macro etapa: estudar o eSocial, identificar os problemas e corrigi-los. Indicamos a auditoria trabalhista e previdenciária com foco no eSocial.
2ª Macro etapa: definir o cronograma, preparar a comunicação dos novos procedimentos e fazer o Plano de Ação para o cumprimento dos 45 eventos do eSocial.
3ª Macro etapa: ajustar os dados no sistema de gestão de pessoas, que deverá já estar adaptado ao eSocial.
 
Em outro post, darei mais detalhes sobre o como fazer o seu cronograma e detalhamento das macro etapas.
 
Por enquanto, responda com sinceridade: quanto tempo você dedica hoje para o eSocial?
Não dá pra fugir. Gostando ou não, é uma obrigação que precisa ser cumprida.
Pense nisso. E comece a agir.
 
Um abraço, fique com Deus e até breve!