Auditoria Trabalhista no Departamento Pessoal: Por que fazer?

Neste artigo apresentarei alguns problemas que a falta de controle no departamento pessoal pode causar às empresas e como a auditoria trabalhista pode corrigir os erros e evitar autuações.
Prepare-se porque o texto é longo completo, afinal, é de suma importância identificar possíveis lacunas no cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária que podem levar a autuações e multas na área trabalhista e previdenciária.
Apresentarei no texto os cinco benefícios da auditoria trabalhista que os empregadores podem contar no departamento pessoal – e as onze áreas onde devem ser aplicados os checklists de auditoria.

Números da fiscalização trabalhista no Brasil

Mas antes, quero apresentar alguns números sobre a fiscalização trabalhista.
Será que a sua empresa está na mira das autuações?
Dados da Fiscalização do Ministério do Trabalho – comparados entre 2003 e 2015 – mostram que o número de Auditores Fiscais do Ministério do Trabalho diminuiu em 4,02% no período.
Esta redução poderia significar um resultado menor na fiscalização dos direitos trabalhistas, concorda comigo?
Mas não se deixe enganar, caro leitor. Os resultados são bem diferentes.

Dados da Auditoria Trabalhista do Ministério do Trabalho

As empresas autuadas por descumprirem a legislação trabalhistas aumentou em mais de 20%. E há números mais alarmantes.
O valor notificado de FGTS aumentou em 242,22%.
Aumentou em mais de 750% o número de trabalhadores aprendizes registrados sob ação fiscal.
Será que a empresa está cumprindo as cotas na contratação de aprendizes?
Veja o quadro a seguir:

Figura 1 Auditoria Trabalhista – Dados do MTE

Como a Auditoria Trabalhista em Departamento Pessoal pode ajudar a diminuir este problema e evitar autuações em uma empresa?

Antes de responder, gostaria de apresentar para você uma dúvida que surgiu de um aluno meu no Curso Online de Auditoria Trabalhista em Departamento Pessoal.
É uma dúvida simples – sobre vale-transporte, porém com consequências que podem ser devastadoras para uma empresa, que não conhece a legislação trabalhista e previdenciária vigente.
Um problema que pode ser eliminado com uma auditoria trabalhista eficiente. Eis a dúvida:
Pergunta: “Se for pago um valor fixo de vale-transporte no bilhete único teria problemas para a empresa?”

Figura 2 – Vale Transporte: um direito do trabalhador

E eu passo a responder mais detalhadamente sobre como uma, em princípio, infração, pode dar muita dor de cabeça a este empregador. Não esqueci de mostrar os benefícios de um Curso de Auditoria Trabalhista no Departamento Pessoal, fique tranquilo que já volto ao tema.

O que reza a legislação trabalhista, previdenciária e tributária sobre o pagamento de vale-transporte?

O vale-transporte é um direito e ao mesmo tempo um benefício ao trabalhador. Está respaldado por duas legislações: a lei 7.418/1985, regulamentada pelo Decreto 95.247/1987.
O Decreto 95.247/1987 reza em seu artigo 2º que o benefício é para “utilização efetiva” (grifo nosso) em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa. Leia o texto legal:

Art. 2° O Vale-Transporte constitui benefício que o empregador antecipará ao trabalhador para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa.

Já a lei 7.481/1985 também no artigo 2º traz a regra para que o vale-transporte não seja considerado como de natureza salarial, não se incorporando à remuneração e não constituindo base para a incidência da contribuição previdenciária ou do FGTS – Fundo de Garantia por tempo de serviço.
Só que há um “porém” citado no artigo: “nas condições e limites definidos nesta lei”. Absorva o conteúdo legal:
Art. 2º – O Vale-Transporte, concedido nas condições e limites definidos, nesta Lei, no que se refere à contribuição do empregador:

a) não tem natureza salarial, nem se incorpora à remuneração para quaisquer efeitos;

b) não constitui base de incidência de contribuição previdenciária ou de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;

c) não se configura como rendimento tributável do trabalhador.

E agora vamos à legislação previdenciária.
O Decreto 3.048/99 – também denominado RPS – Regulamento da Previdência Social traz no bojo do seu artigo 9º, parágrafo 9º, inciso VI, que não integra a remuneração do trabalhador a “parcela recebida de vale-transporte, na forma da legislação própria”.

Infrações cometidas pelas empresas que não fazem auditoria trabalhista no vale-transporte

Ora, se há um pagamento de valor fixo, há o desvirtuamento do benefício, pois não está se prestando à utilização efetiva do vale-transporte e, desta forma, será tributável para todos os fins.
Desta forma, a empresa está infringindo as três legislações:

Trabalhista
Previdenciária e
Tributária…

Passível de autuações pelo Ministério do Trabalho e pela Receita Federal.
Leia:

Legislação Trabalhista:

Ao conceder um valor fixo menor que o valor para o deslocamento efetivo, pode estar tirando um direito do trabalhador – passível de autuação pelo Ministério do Trabalho.
Por outro lado, se o valor fixo for superior ao efetivo gasto, descaracterizará o benefício/direito, havendo a necessidade de incorporar o valor à remuneração do empregado e fazer a tributação para a contribuição previdenciária e o FGTS.
Também passível de autuação.

Legislação Previdenciária:

A própria lei 7.418/1985 traz que somente o vale-transporte concedido nas condições legais não é passível de contribuição previdenciária.
E o Decreto 3.048/99 reforça o entendimento no já citado artigo 9º, parágrafo 9º, inciso VI.

Legislação tributária:

E quanto ao IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte, segundo o artigo 5º da IN RFB 1.500/14 o vale-transporte é isento e não se sujeita ao imposto de renda, porém, claro, se fornecido dentro das condições legais.
E ainda há o Decreto 3.000/1999 – Regulamento do Imposto de Renda – que trata da dedução do vale-transporte do imposto de renda da pessoa jurídica, mas comentarei sobre isto neste mérito neste artigo, pois ficaria por demais extenso.

Os 5 Benefícios da Auditoria Trabalhista no Departamento Pessoal

Voltando aos benefícios que a Auditoria Trabalhista no Departamento Pessoal pode trazer às empresas, apresentarei cinco benefícios que a Auditoria Trabalhista pode trazer para as empresas:

#1 – Autofiscalização:

Ao fazer uma auditoria trabalhista no departamento pessoal, a empresa estará se antecipando a autuações do Auditor Fiscal do Ministério do Trabalho.

#2 – Evitar autuações trabalhistas:

O profissional que trabalha no chamado “DP” terá condições de identificar eventuais problemas como o citado acima fazendo a auditoria trabalhista através dos checklists de todas as áreas do Departamento pessoal, para saber exatamente quais os pontos que devem ser auditados.

#3 – Evitar Reclamatórias Trabalhistas:

Ao pagar corretamente os direitos trabalhistas, reduz o número de reclamações na Justiça do Trabalho.

Figura 3 – Auditoria Trabalhista evita reclamatória trabalhista

#4 – Retenção de pessoal:

Pagar corretamente os direitos trabalhistas retém profissionais na empresa.

#5 – Prepara-se para o eSocial:

O eSocial é a nova obrigação trabalhista e previdenciária instituída pelo Decreto 8.373/14.
Trata-se de um grande banco de dados de empregadores e empregados e que será compartilhado pelos membros partícipes: Ministério do Trabalho, Receita Federal, INSS e Caixa Econômica Federal.
Bastante volumoso e complexo – são mais de 40 (quarenta) micro declarações, terá como objetivo maior do governo a fiscalização nas áreas trabalhista, fiscal e previdenciária.
Segundo a Resolução 02/2016 do Comitê Diretivo do eSocial, o ambiente de testes está previsto para começar em julho/2017.
A entrada em vigor do eSocial possibilitará um aumento considerável da fiscalização eletrônica, possibilitando aos agentes fiscalizadores fazer autuações sem sair à rua em busca das empresas.
No vídeo a seguir em entrevista que concedi ao Sescon RJ – disponível em meu Canal do Youtube, apresento alguns detalhes sobre o eSocial e como as empresas e escritórios contábeis devem se preparar:
https://youtu.be/09qtyoDcl30

Os Riscos do Aumento da Fiscalização Eletrônica com o eSocial

Como comentado no tópico anterior, um dos benefícios da auditoria trabalhista é a preparação para o eSocial, que trará um aumento considerável da fiscalização eletrônica.
No quadro a seguir, o Ministério do Trabalho apresenta dados da fiscalização do FGTS e dados da fiscalização eletrônica e presencial que já estava aplicando em 2014, através do Plano Nacional de Combate à Informalidade dos Trabalhadores Empregados.
Segundo o que foi apresentado, é este o objetivo do Programa:
“Promover a proteção social do trabalhador, com garantia dos benefícios trabalhistas e previdenciários, como FGTS, Seguro-Desemprego, Abono Salarial, salário maternidade, aposentadoria.
O empregador que mantém um trabalhador na informalidade, além de multa, está sujeito a perder a condição de Simples Nacional e o acesso a financiamento com recursos do FAT e FGTS.”
Observe no canto inferior direito do quadro que o Ministério do Trabalho já atua em mais de 25% das suas fiscalizações de forma eletrônica.
E quando começar o eSocial, você acredita que os números da fiscalização eletrônica vão aumentar ou diminuir?
Se você acredita em aumentar, acertou.
Porque são tantos detalhes que serão exigidos no eSocial que o empregador terá que realmente passar a cumprir a legislação.
E a auditoria trabalhista é primordial para evitar autuação.

As onze áreas onde deve ser feita a Auditoria Trabalhista no Departamento Pessoal

Após constatar a importância e os benefícios que podem trazer a auditoria trabalhista, apresento a seguir as onze áreas – subdivisões do departamento pessoal, onde deve ser feita a auditoria trabalhista e comento sobre alguns detalhes que devem ser observados.
No Curso Online de Formação de Auditor Trabalhista e Previdenciário com Foco no eSocial apresentamos todos os checklists necessários para fazer a auditoria.

Área 1 – Auditoria Trabalhista na Admissão e Documentação de Empregados

Nesta área deve-se verificar os detalhes de:

Contrato de Trabalho;
Acordo de Compensação;
Salário-Família;
Exame Médico;
Acordo de Prorrogação de Trabalho;
Comprovante de entrega e devolução da CTPS;
Declaração de Encargos de Família para fins de IR;
Declaração de Trajeto para fins de Vale Transporte;
Ficha de Registro de Funcionários
Outros documentos.

Área 2 – Auditoria Trabalhista em Registro de Ponto e Jornada de Trabalho

Nesta área, verifica-se:

Excesso de jornada de trabalho;
Intervalo mínimo de Repouso entre jornadas de trabalho;
Trabalho em dias destinados ao descanso semanal;
Intervalo de 15 minutos para lanche em jornadas de 06 horas;
Jornada de trabalho marcada com antecedência;
Autorização para realização de horas extras;
Tolerância na entrada e saída do funcionário;
Cartões de ponto sem pré-assinalação;
Funcionários prorrogando jornada em atividade insalubres;
Funcionários externos que não anotam ponto; uso do SREP – Sistema de Registro Eletrônico de Ponto.

Área 3 – Auditoria Trabalhista em Segurança e Medicina do Trabalho

Uma das áreas que mais será exigida pelo eSocial e que muitas empresas não cumprem as Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho.
A auditoria nesta área checará:

CIPA;
PPRA;
PCMSO;
PPP;
LTCAT;
Outras normas regulamentadoras às quais a empresa está sujeita por força da sua atividade.

Área 4 – Auditoria Trabalhista em Folha de Pagamento

Uma das áreas onde o Ministério do Trabalho mais fiscaliza.
Nesta auditoria, verificamos:

Conferência da folha de pagamento com cartão ponto e outros relatórios;
Salário Família,
Contribuição Sindical,
Equiparação Salarial,
Ajuste Salarial,
IRRF.

Cálculos que devem ser averiguados na folha de pagamentos:

Horas extras,
Insalubridade,
Periculosidade pensão alimentícia,
Adicional noturno,
DSR,
Comissões,
Desconto de vale-transporte,
Desconto de vale-refeição,
Desconto de INSS,
Desconto de IRRF,
Descontos de convênios,
Outros…;

Área 5 – Auditoria Trabalhista em INSS e FGTS

Conferência das bases de cálculo;
Verbas incidentes;
Recolhimento FGTS;
Salário Maternidade;
Aposentadoria especial;
Contabilização folha de pagamento,
Arquivos exigidos pelo INSS,
GFIP;
Outros.

Área 6 – Auditoria Trabalhista em Pagamentos a Autônomos e Terceirizações

As terceirizações são alvo de muitas reclamatórias trabalhistas e as empresas contratantes devem ficar atentas ao que deve ser auditado.
Nesta área é auditado:

Contratos;
Base de cálculo para recolhimento IRRF;
Base de cálculo para recolhimento INSS;
Retenção INSS 11%;
Folha de Pagamentos de Autônomos;
Carreteiros;
Outros.

Área 7 – Auditoria Trabalhista em Décimo Terceiro Salário

Nesta área da auditoria verificamos:

Cálculos;
Média variável,
1ª Parcela e 2ª Parcela;
Reembolso 13º Salário referente ao salário maternidade;

Área 8 – Auditoria Trabalhista em Férias

Muito importante pagar as férias dois dias antes do início do gozo, para evitar ter que pagar em dobro, conforme prevê a Súmula 450 do TST.
Aqui faremos o checklist considerando:

Férias não gozadas e pagas;
Cálculo da média variável;
Férias na rescisão;
Data do pagamento,
Integração de férias na folha de pagamento;
Antecipação;
Outros procedimentos.

Figura 4 – As Férias devem ser pagas dois dias antes do início do gozo

Área 9 – Auditoria Trabalhista em Rescisão Contratual

Pagar as rescisões corretamente e no prazo evitam muitas reclamatórias trabalhistas
Leia o que pode ser verificado:

Cálculos no desligamento,
Aviso prévio proporcional;
Férias;
13º salário;
Multas;
Fraudes;
Salário-família;
Seguro-desemprego;
GRRF;
Médias;
Outros.

Área 10 – Auditoria em Reclamatórias Trabalhistas

Aqui verificamos:

Base de cálculos;
Recolhimento INSS,
Recolhimento IRRF sobre reclamatórias;
Normas de acompanhamento das reclamatórias trabalhistas a fim de evitar fraude do preposto com o funcionário;
Multas indevidas;
Cálculos Indevidos;
Pagamentos indevidos;
Levantamento de depósitos recursais iniciais;
Acompanhamento do cálculo do perito,
Penhora,
Outros.

Área 11 – Auditoria em outros Controles do Departamento Pessoal

Não dá para deixar de lado outros controles que são feitos no departamento pessoal.
Assim, devemos fazer a auditoria também aqui:

PAT;
Provisão de Férias;
Contribuição Sindical – categorias diferenciadas;
Empréstimos a funcionários;
CAGED;
RAIS;
DIRF,
Autorização para desconto em folha;
Folha negativa;
Outros.

No vídeo a seguir apresento os Módulos do Curso Online Formação de Auditor Trabalhista e Previdenciário em Departamento Pessoal com foco no eSocial.

https://youtu.be/ELQn5oqVgQU

Considerações Finais

Apresentamos neste artigo alguns dados alarmantes da fiscalização, caso a empresa receba a visita de um auditor do ministério do trabalho.
Mas também mostramos que a fiscalização eletrônica do Ministério do Trabalho já é responsável por mais de 25% das autuações nas empresas.
E que este número vai aumentar bastante com a entrada do eSocial em vigor.
Apresentamos cinco benefícios em realizar uma auditoria trabalhista no departamento pessoal, dentre eles, que a empresa pode evitar reclamatórias trabalhistas e autuações.
Também listamos as onde áreas onde deve ser feito o trabalho de auditoria trabalhista.

E como fazer a auditoria trabalhista no departamento pessoal?

As empresas precisam ter profissionais capacitados para fazer a autofiscalização, não há necessidade de contratação de uma auditoria independente, a não ser que por força de lei ela esteja obrigada.
Os checklists de auditoria trabalhista orientarão o trabalho do profissional do departamento pessoal, no caminho certo a seguir.
A partir do momento em que os problemas sejam detectados com a auditoria trabalhista, será a hora de começar a corrigir as rotinas, criando novos procedimentos para adequação e cumprimento da legislação.
Para você se preparar ainda mais, a Formação de Gestor em Departamento Pessoal tem diversos módulos dedicados a diferentes auditorias em DP.
Clique e conheça mais sobre a Formação.
Um abraço, fique com Deus e até breve!

Zenaide Carvalho
Administradora e Contadora, especialista em Auditoria e Controladoria, é apaixonada pelo Departamento Pessoal e tem como missão de vida disseminar conhecimentos que ajudem os profissionais da área trabalhista e previdenciária a crescerem pessoal e profissionalmente.
Artigo escrito em 01/02/2017, pode ser reproduzido, desde que citados autora e fonte: www.zenaide.com.br