Você sabe como fazer o fechamento de ponto corretamente? Fazer esse processo é uma das atividades mais importantes do Departamento de Recursos Humanos das empresas e, por isso, é essencial evitar erros no procedimento.
Isso porque, qualquer falha no fechamento de ponte pode resultar em remunerações inadequadas, prejudicando os colaboradores ou mesmo a organização.
Então, se você quer evitar erros no processo de fechamento de ponto, continue lendo o nosso artigo!
O que é fechamento da folha de ponto?
O fechamento da folha de ponto é o processo pelo qual uma empresa registra e calcula as horas trabalhadas por seus funcionários durante um determinado período, geralmente um mês.
Esse processo envolve a coleta e o registro de informações sobre a entrada e saída dos funcionários, pausas, horas extras, faltas e outros tipos de eventos relacionados à presença no local de trabalho.
Qual a importância do fechamento de folha de ponto?
Esse processo é crucial para a determinação da remuneração dos funcionários, pois com base nas informações da folha de ponto, os cálculos são realizados para determinar os salários a serem pagos.
Além disso, o fechamento da folha de ponto também tem implicações legais, uma vez que é necessário garantir que os funcionários sejam remunerados corretamente de acordo com as leis trabalhistas e regulamentos aplicáveis.
Esse processo desempenha um papel fundamental na gestão de recursos humanos e na administração das finanças da empresa, assegurando que os funcionários sejam compensados adequadamente pelo tempo de trabalho dedicado.
O que diz a CLT sobre fechamento de folha de ponto?
A legislação exige que todas as empresas implementem um rigoroso monitoramento da carga horária de seus colaboradores, que deve ser conduzido por meio do registro da folha de ponto.
Neste documento, devem constar minuciosamente todos os detalhes referentes aos momentos de início e término da jornada laboral do funcionário, assim como as pausas efetuadas ao longo do dia.
Conforme exposto no segundo parágrafo do Artigo 47 do Decreto Lei nº 5.452/43 da CLT, as empresas com um quadro de mais de 20 empregados têm a obrigatoriedade de manter um registro que documente as entradas e saídas dos trabalhadores. A legislação declara o seguinte:
“§ 2º Estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores são obrigados a efetuar o registro da hora de entrada e de saída, seja por meio manual, mecânico ou eletrônico, seguindo as orientações estipuladas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia. É permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Modificação realizada pela Lei nº 13.874, de 2019).”
É importante notar que a legislação não especifica o formato exato para a execução do controle de ponto, permitindo a adoção de métodos manuais, mecânicos ou eletrônicos.
No entanto, ao fim de cada mês, o registro de ponto deve ser devidamente assinado pelo funcionário e conservado pela empresa.
Quais as mudanças trazidas pelo eSocial?
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) integra os dados das empresas em relação às obrigações acessórias de caráter trabalhista, fiscal e previdenciário, como contribuições ao INSS, FGTS e auxílio-doença, etc.
Por meio do eSocial, informações que previamente eram submetidas de maneira separada e por diversos meios passaram a ser transmitidas em uma única plataforma.
Sendo assim, as organizações devem transmitir dados referentes a aspectos trabalhistas, previdenciários e tributários por via eletrônica, por intermédio do eSocial, em prazos que variam em função da natureza da obrigação.
A inclusão de novos funcionários, exemplificando, demanda a devida notificação até um dia anterior à data de ingresso.
Relativamente a desligamentos e notificações prévias de término de contrato, por sua vez, o sistema exige que tais informações sejam submetidas em até 10 dias após a comunicação oficial do desligamento.
O eSocial também engloba a necessidade de precisão nas informações relativas à jornada laboral dos colaboradores, visto que a folha de pagamento deve ser submetida por meio da plataforma.
Como evitar erros no encerramento da folha de ponto?
Para te ajudar a reduzir os erros no fechamento da folha de ponto, confira algumas dicas:
Automação do Registro
Utilize sistemas de ponto eletrônico ou softwares de gerenciamento de RH para automatizar o registro das marcações de entrada e saída dos funcionários. Isso reduzirá erros manuais e aumentará a precisão dos dados.
Validações e Alertas
Implemente validações automáticas no sistema que alertem colaboradores e gestores sobre possíveis discrepâncias, como marcações em horários incompatíveis ou ausências de registros.
Políticas de Registro
Estabeleça políticas claras e procedimentos para o registro de ponto, incluindo regras para marcações de intervalos e horas extras. Certifique-se de que os colaboradores compreendam e sigam essas políticas.
Capacitação dos Colaboradores
Forneça treinamento adequado aos funcionários sobre como realizar corretamente as marcações de ponto, esclarecendo a importância da precisão e da conformidade.
Revisões Regulares
Realize revisões periódicas dos registros de ponto para identificar possíveis erros ou inconsistências. Isso pode ser feito durante o mês, não apenas no encerramento.
Integração de Departamentos
Promova a comunicação entre os departamentos de Recursos Humanos, Gestão e Departamento Pessoal para garantir que todos os dados estejam alinhados e corretos.
Backup de Dados
Mantenha cópias de segurança dos registros de ponto, seja em formato digital ou físico, para evitar perda de informações importantes.
Auditorias Internas
Realize auditorias internas periodicamente para verificar a precisão das informações registradas e identificar possíveis áreas de melhoria.
Feedback dos Colaboradores
Incentive os funcionários a fornecer feedback sobre o processo de registro de ponto, permitindo que eles reportem problemas ou dificuldades encontradas.
Atualizações Legais
Mantenha-se atualizado sobre as regulamentações trabalhistas e as mudanças na legislação relacionada ao registro de ponto para garantir conformidade.
Ao adotar essas práticas, sua empresa estará mais bem preparada para evitar erros no encerramento da folha de ponto, contribuindo para a precisão dos registros e para a eficiência do processo de gestão de recursos humanos.
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