O mês de abril será marcado pela 3ª fase de implantação do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) para os órgãos públicos, que determina o envio das folhas de pagamento.
Quer entender como esse processo funciona e como as guias serão enviadas ao sistema do eSocial? Então, vem com a gente!
Como será feita a emissão das guias no eSocial?
Assim como já acontece com as empresas privadas, o eSocial será o único canal para emissão das guias de pagamento para retenção de imposto de renda, fundo de renda e contribuição previdenciária, etc.
Entenda como o processo funcionará!
Sistema operacional do eSocial
O sistema operacional do eSocial permitirá que o órgão público gere um arquivo eletrônico com os dados previstos nos leiautes e faça a assinatura digital, transformando-o em um documento eletrônico.
Feito isso, o arquivo será enviado por meio do Ambiente Nacional do eSocial que, após atestar a integridade do documento, emitirá o protocolo de envio e o enviará ao empregador.
Lembrando que o arquivo pode ser gerado das seguintes maneiras:
a) pelo sistema de propriedade do órgão ou contratado de terceiros, assinado digitalmente, com o certificado digital e transmitido ao eSocial por meio de webservice que, posteriormente, emitirá comprovante;
b) é possível fazer o processo no Portal do eSocial a partir do preenchimento e salvamento dos campos e telas. Nesse caso, pode ser usado certificado digital ou o código de acesso.
Na hora de fazer a transmissão, o ambiente do eSocial emitirá o protocolo de envio ou mensagem de erro.
Transmissão de arquivos ao eSocial
O órgão público, ao fazer a transmissão dos dados ao eSocial deve levar em consideração uma sequência lógica, pois os dados dos primeiros arquivos são importantes para o processamento das informações, que devem ser transmitidos em seguida.
Lembrando que as informações de identificação do órgão, que fazem parte dos eventos iniciais, devem ser enviadas antes da transmissão das demais informações.
Depois disso, o sistema solicitará o cadastramento inicial do vínculo do trabalhador, que deve ser enviado de forma sequencial, caso existam dados nos eventos não periódicos.
Por último, serão transmitidos os dados dos eventos periódicos.
Comprovante de entrega do eSocial
O recibo de entrega é usado para oficializar a remessa de determinado dado ao eSocial e também para fornecer uma cópia do evento, retificá-lo ou excluí-lo, caso seja preciso em algum momento.
Sendo assim, cada evento transmitido ao sistema terá um recibo, e quando o órgão público precisar fazer uma retificação, basta utilizar esse comprovante.
Para a segurança dos dados, os recibos serão mantidos no sistema do eSocial por um período, porém, é recomendado que o órgão público aguarde o comprovante da entrega dos eventos.
O protocolo de envio é uma informação transitória, que atesta que o evento foi transmitido e que serão processadas as respectivas validações. Já o cumprimento da obrigação trabalhista, previdenciária e fiscal será comprovado por meio do recibo de entrega.
O ideal é que o órgão público faça um controle para armazenamento dos números dos recibos de entrega dos eventos.
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