Fazer o controle de notas fiscais é importantíssimo para qualquer negócio, seja ele uma empresa micro, pequena ou grande.
As notas fiscais são documentos essenciais para a vida financeira de uma organização; por isso, a falta de uma gestão correta e organizada pode acarretar em sérios problemas para o negócio.
Se você atua na área contábil e também tem dúvidas sobre o jeito certo de fazer controle de notas, confira quais são os principais questionamentos dos profissionais e as respostas para cada uma delas.
1. Como fazer um controle de notas fiscais?
Essa é uma pergunta muito básica. O primeiro passo para fazer um controle eficiente e verificar as notas fiscais de todas as operações, criando uma rotina de conferência e, ao mesmo tempo, organizando-as com base nos prazos de pagamento.
Esse é um cuidado importante para que os documentos sejam preenchidos com todo cuidado e atenção, evitando conflitos de dados.
2. Quem controla as notas fiscais?
De forma geral, as notas fiscais são enviadas e controladas pelo departamento financeiro. Porém, em empresas de grande porte, é possível encontrar departamentos dedicados apenas para o controle de notas fiscais.
Em empresas pequenas, normalmente, esse serviço é terceirizado para um contador ou escritório de contabilidade.
No entanto, o ideal é sempre ter um responsável pelo recebimento e emissão das notas fiscais. Se possível, ter um programa que automatize esse trabalho é essencial.
3. Quais são os tipos de notas fiscais?
A verdade é que há vários tipos de notas fiscais, usadas em diferentes situações e modelos de negócio.
Uma delas é a nota fiscal de venda de produto digital, chamada de NF-e (nota fiscal eletrônica), que faz o registro das operações de venda ou faturamento da empresa.
Temos também a nota fiscal de serviço, que, como o próprio nome já sugere, serve para registrar operações de serviço. No documento deve conter dados detalhados sobre o serviço executado.
Há ainda a nota fiscal complementar, sendo emitida quando o documento original registra um dado incorreto sobre quantidade ou valores do que foi executado.
Outra nota fiscal é a de remessa, que deve ser emitida quando um produto entra ou sai do estoque de uma filial para outra, em atividades não comerciais. Além disso, há ainda a nota fiscal de exportação, de retorno de compra e de devolução.
4. Como controlar o recebimento de notas fiscais?
Para controlar o recebimento de notas fiscais de forma eficiente, é importante estabelecer um processo onde todas as transações realizadas sejam registradas em um sistema para gerar problemas fiscais.
Hoje em dia, há muitos softwares no mercado que fazem esse acompanhamento das operações realizadas para emissão correta das notas fiscais.
5. As notas fiscais precisam ser digitalizadas?
A verdade é que não é um processo obrigatório, porém, altamente recomendado em qualquer organização, seja ela grande ou pequena.
Isso porque, a emissão de notas fiscais digitais contribuem para otimizar o tempo do processo, facilitando ainda mais o controle e a emissão dos documentos. Além disso, hoje, há muitos sistemas que já fazem a alteração automática dos tributos.
Agora que já esclarecemos as principais dúvidas sobre o controle de notas fiscais, ficou mais fácil oferecer um serviço de qualidade e evitar qualquer erro que possa gerar problemas fiscais, não é mesmo?
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